Szkolenia pracowników a rozwój kompetencji zawodowych
W powszechnym funkcjonowaniu przedsiębiorstw sporo trudności wynika nie z braku wiedzy, lecz z utrwalonych możliwości wykonywania obowiązków. Pracownicy mogą znać procedury, a mimo to mieć problem z przekazywaniem informacji, ustalaniem priorytetów czy reagowaniem na nietypowe sytuacje. Takie problemy często ujawniają się dopiero przy większej liczbie zleceń, zmianie organizacji pracy albo pojawieniu się nowych obowiązków.
Analiza tych zdarzeń umożliwia określić, czy potrzebne jest uzupełnienie wiedzy, ćwiczenie konkretnych kwalifikacji, czy może zmiana sposobu organizacji obowiązków. W tym kontekście szkolenia dla firm mogą dotyczyć nie tylko i wyłącznie wiedzy branżowej, ale też zarządzania nierzadko, obsługi klienta, współpracy między działami i rozwiązywania problemów. Temat zajęć powinien wynikać z sytuacji, które de facto występują w danym środowisku pracy. W przeciwnym wypadku uczestnicy mogą poznać sporo ogólnych zasad, które niełatwo będzie odnieść do własnych obowiązków.
Przygotowanie programu wymaga uwzględnienia tego, jak pracownicy wykonują swoje zadania i z jakimi ograniczeniami się mierzą. Na przykład, szkolenie dotyczące organizacji czasu nie rozwiąże kłopotu, jeśli zasadniczą przyczyną opóźnień są niejasne podziały odpowiedzialności lub częste zmiany poleceń. Identycznie zajęcia z komunikacji nie zastąpią ustalenia zasad przekazywania informacji między zespołami. Dlatego przed wyborem tematu warto zebrać opinie uczestników, prześledzić powtarzające się usterki i ustalić, jakich przemian oczekuje się po zakończeniu zajęć. Firma szkoleniowa może na tej bazie opracować zakres materiału dopasowany do dokładnie określonej grupy, natomiast dokładność diagnozy zależy również od informacji przekazanych przez organizatora. Zbyt ogólny opis potrzeb utrudnia przygotowanie ćwiczeń odnoszących się do rzeczywistych sytuacji. Znaczenie ma także wielkość grupy. Przy liczniejszym zespole nie najprościej przeznaczyć każdemu uczestnikowi tyle samo czasu, zwłaszcza gdy program obejmuje zadania praktyczne i indywidualną informację zwrotną.
Osobną kwestią jest wybór metody prowadzenia zajęć. Wykład sprawdza się przy przekazywaniu uporządkowanych informacji, zmianach w przepisach lub omawianiu nowych zasad postępowania. Nie zawsze wystarcza jednak wtedy, gdy uczestnicy mają nauczyć się reagowania na trudne sytuacje. W takich wypadkach można wykorzystać analizę przypadków, ćwiczenia w parach albo symulacje rozmów. Ich przebieg powinien uwzględniać warunki zbliżone do codziennej pracy, ponieważ zbyt uproszczone przykłady nie pokazują wszystkich trudności. Warto także pozostawić czas na omówienie błędów i różnych sposobności rozwiązania tego samego kłopotu. Nie każda metoda pasuje do każdego tematu. Ćwiczenia wymagające aktywnego udziału mogą być trudniejsze do przeprowadzenia w sporej grupie zdalnej, jednakże spotkanie stacjonarne wiąże się z koniecznością uzgodnienia terminu i zapewnienia odpowiedniej przestrzeni. Na organizację wpływają także zmiany w grafiku, przystępność pracowników a także potrzeba zachowania ciągłości bieżących obowiązków. Z tych powodów program i forma zajęć powinny być ustalone z uwzględnieniem realnych możliwości organizacyjnych.
Istotnym elementem procesu jest sposób użycia wiedzy po zakończeniu szkolenia. Sam udział w zajęciach nie znaczy, że pracownik od razu zmieni swoje przyzwyczajenia. Część umiejętności wymaga powtarzania, a niektóre rozwiązania trudno zastosować bez odpowiednich warunków, narzędzi lub potwierdzenia przełożonych. Z tego względu warto przedtem ustalić, po czym będzie można poznać, że szkolenie odpowiadało na określoną potrzebę. W przypadku obsługi klienta może to być sposób prowadzenia rozmów, przy pracy z dokumentami liczba powtarzających się pomyłek, a przy zarządzaniu zadaniami terminowość realizacji ustalonych obowiązków. Ocena powinna uwzględniać również czynniki niezależne od uczestników, takie jak obciążenie pracą czy zmiana zakresu odpowiedzialności. Przydatne może być ponowne sprawdzenie efektów po kilku tygodniach, kiedy pojawi się sposobność użycia poznanych metod w praktyce. Takie podejście pozwala odróżnić zadowolenie z przebiegu spotkania od rzeczywistej zmiany w sposobie wykonywania obowiązków. Ułatwia również określenie, czy potrzebne są dodatkowe ćwiczenia, indywidualne wsparcie lub korekta procedur obowiązujących w organizacji.
Warto zobaczyć: szkolenia pracowników.
