KSeF API a wymiana danych z systemami księgowymi
Wymiana danych wśród programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale również przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur bardzo ważną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce znaczy to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być realizowane bezpośrednio z poziomu zintegrowanego kodu.
Samo połączenie systemów nie sprowadza się jednak do przesłania dokumentu. Trzeba uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu oraz sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana albo przekazane dane okażą się nieprawidłowe.
Integracja z KSeF API wymaga głównie ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W najprostszym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą przy tym pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze odpowiednio zareagować na otrzymaną odpowiedź. O ile wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument należy poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do dalszej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.
Przy projektowaniu takiego połączenia warto także uwzględnić różnice wśród środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać właściwie podczas prób, a pomimo to wymagać dodatkowych modyfikacji przed wykorzystaniem w prawdziwym obiegu dokumentów. Znaczenie mają też limity, czas odpowiedzi a także sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W bardzo dobrze zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej testom i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się także logowanie komunikatów technicznych, choćby zakres zapisywanych danych powinno się dobrać tak, by nie tworzyć niepotrzebnego zbioru informacji.
Kolejną kwestią jest dopasowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Przeciwnie może wyglądać obieg faktur wystawianych pojedynczo, a przeciwnie proces obejmujący setki lub tysiące dokumentów generowanych samoczynnie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, jednak przy dużej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Trzeba też przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się błędem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności pośród lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API powinno się traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako szczegół całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.
Więcej informacji: dokumentacja KSeF API.
